Exemples de
situations :
·
On te demande un devis auquel tu te presses de
répondre puis silence radio
·
On te communique une date de paiement de ta
facture et le jour J le chèque n’est pas prêt
·
On te convoque pour un entretien d’embauche puis
aucune réponse etc
On ne répond pas
parce que :
1.
On est gêné et ne veut pas heurter les sentiments
de l’autre
2.
On n’a pas de réponse certaine
3.
On ne veut pas dire quoi que ce soit qui puisse se
retourner contre soi (on n’a pas eu d’instructions de son supérieur)
4.
On a oublié/ ne s’intéresse pas…
Solutions :
1.
Préparez une réponse type : une réponse telle que ‘Nous sommes en
cours d’étude des offres/candidatures reçues. Si vous êtes sélectionné, vous
serez contacté’ serait bien mieux prise que des appels répétitifs nourrissant
un sentiment de rancœur et d’amertume. Dans pareil cas, vous pouvez dire que la
décision ne vous revient pas. Surtout n’évitez pas l’appel et répondez au mail.
Vous pouvez préparer une réponse par email qui sera envoyé à chaque
demande/candidature en expliquant la procédure.
2.
Insistez sur l’importance de la réponse dans
vos process de travail :
Certains vont dire qu’ils n’ont pas le temps de se gratter la tête au travail
et qu’ils n’en veulent surtout pas plus. Si vous êtes dans un poste ou vous n’êtes
pas habilité à donner des réponses publiques, faites savoir à votre supérieur
que les candidats sont en attente de réponse et qu’en leur en fournissant une
vous serez plus à même de vous concentrer sur le travail au lieu de passer votre
temps à ignorer les appels pour éviter de dire ‘vous n’avez pas été admis’. Si vous êtes le client ou l’employeur,
déléguez cette tâche en donnant des consignes exactes sur comment annoncer ce
refus.
3.
Faites attention à vos promesses : ‘Je l’ai appelé à 16h et elle m’a dit dès
que je sors de la réunion je te rappelle. Il est 23h’. A moins que cela ne soit
un oubli, évitez de donner une heure ou une date si vous n’êtes pas sûr de
pouvoir donner suite. ‘Je viendrai avec plaisir’ se traduit très vite par un
oui. Donc encore une fois si vous n’êtes pas sûr, faites en sorte que votre interlocuteur
sache que vous êtes sur d’autres projets et que vous préférez ne pas vous
engager sur telle ou telle chose et que vous ne pouvez pas faire de promesse.
4.
Communiquez vos changements de plan : Votre collaborateur n’est pas forcément
au courant de tous les aléas par lesquels vous passez. Faites-lui savoir qu’il
y a eu un changement de plan. Prendre le téléphone et lui expliquer la chose
serait bien mieux vu et surtout favoriserait de meilleures relations qu’ignorer
ses appels et lui faire perdre du temps. Ca augmenterait également en
productivité et en gain de temps.
5.
Planifiez un moment dans la journée
pour traiter les demandes : Idéalement vous prendrez note de toute requête à laquelle il faut
donner suite. Après tout il s’agit de vos (futurs) collaborateurs, employés,
partenaires, prestataires, ayez un minimum de tact pour répondre à leur
demande. Si vous souffrez de ‘manque de temps’, déterminez un temps quotidien
(par ex 5min/jour) pour rappeler toutes les personnes et répondre à tous les
emails.
Ainsi le monde
professionnel pourra profiter de personnes professionnelles, agréables,
soucieuses du temps et dévouement de l’autre. Les choses iront plus vite pour
tous et de manière harmonieuse. Bref les choses iront beaucoup mieux !
Et vous que pensez-vous de la communication 'fhem men rassek'' ?
Commentez en bas et regardez la vidéo ici : https://www.youtube.com/watch?v=Li30mcTOj9Q
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